Valahogy dolgoznak, de mégsem olyan hatékonyak, és még téged is megállítanak, hogy segítséget kérjenek, esetleg még azért is, hogy megoldd helyettük a feladatokat. Éppen ennek az orvoslására vannak a kalapleírások, melyeket egyszerű leírni, még egyszerűbb betanítani, és természetesen ez határozza meg a céged értékét, mivel emiatt lesz igazán stabil és önálló!

Mi a kalap? (fn)

Felelősségi terület; egy szűkebb szerepkör vagy feladatkör egy személy sokrétű tevékenységei között (amelyet néha a közben viselt fejfedő jelképez).

Eredet [kalap < középmagyar: kalpag]
(forrás: wikiszotar.hu)

A feladatok időrendi sorrendisége, aminek a végén előáll a késztermék. Bárki, aki elolvas egy kalapleírást és begyakorolja azt, azután el tudja látni azt a munkakört.

Nagyon fontos, hogy mindezt lépcsőzetesen kell tennünk. Minden területet 100% bizonyosságig kell gyakorolni, és nem szabad továbblépni, amíg a munkatárs nem tudja alkalmazni a leírtakat.

MILYEN MÓDJAI VANNAK A KALAPLEÍRÁSOK KÉSZÍTÉSÉNEK?

ÍRJA LE
Rengeteg esetben tapasztaltuk már azt cégekben, hogy van egy adminisztrációs asszisztens, majd elmegy a cégtől, és egyszer csak nem látja el senki azt a feladatkört. Ilyenkor jöhet a vezetőknek a stressz, majd a hónapokig tartó időhiány, mert a következő ember nem tudja, mit kell elvégeznie.

Remélem, ezzel rá is világítottam a bajra és a megoldására is. Írja le a saját kalapleírását. Ő dolgozik ott, és senki más nem tudja, hogy milyen feladatai vannak, csak Ő. Amikor szépen pontokba szedi és leírja, akkor az a feladat, az a poszt szépen kisimul. Talán még Ő is jobban át fogja látni, hogy mit kell elvégeznie. Ha esetleg nem, és elmegy a cégtől valamikor, vagy csak felveszel oda egy új munkatársat, mert szükség van rá, azt a munkatársat gyerekjáték lesz betanítani!

ÍRD LE
Ez hasonló az előző ponthoz egy kicsit. Te, a HR-es kolléga, vagy akárki, akit megbízol, írja le egy bizonyos posztnak a kalapleírását. Az mindegy, hogy most ott dolgozik-e valaki vagy sem. Menjen végig azon a feladaton, és írja le! Mikor felveszitek a munkatársat és meglátja, hogy van mi alapján dolgoznia, ezáltal nincs zűrzavarban, máris meg fogod győzni, hogy hűséges munkaerő legyen!

HOGYAN ÍRD LE A KALAPLEÍRÁSOKAT?

Az teljesen mindegy, hogy ezt most más írja le magának, vagy ki írja le kinek. Első lépésben írjuk le, hogyan néz ki az a munkakör ideálisan. Ez alapján lehet majd kidolgozni, leírni a cselekedetek pontos formáját, hiszen már tudjuk, annak hogyan kell működnie.

Rossz Példa: Takarító kalapleírása: moss fel, törölj le mindent.
Ez így nem ideális. Ez egy nagyon-nagyon nem pontosan meghatározott cselekvés.
Mindenki máshogy fog felmosni, mindenki máshogy fog letörölni mindent.

Jó Példa: Takarító kalapleírása: a padló csillog, ahogy a nap rásüt. 3x teljesen az elejétől a végéig át kell súrolni félig vizes eszközzel, a víz tiszta legyen, amivel mosod. Mikor végzel, akkor érezni kell a tisztaság illatát. Nincs folt a földön. Közben ki kell rakni a csúszásveszély táblát.

Stb. Stb.

Biztosan látod a különbséget a kettő között. Az egyik általános, a másik pedig ideális. Nyilván ezt ki lehet bontani még, de csak egy rövid példát szerettem volna bemutatni.
Ennek a leírásnak nincs határa. Lehet akár 20 oldal is, ha nagyon pontosra akarod. Mi azt ajánljuk, hogy legyen minél pontosabb!
Következő lépésben nézd meg, miután mi jön. Időrendi sorrendben ki kell egészíteni. Írd le egyszerűen a cselekvések sorrendjét.

Példa:
1: Vedd elő a felmosót, a vödröt.
2: Engedj vizet.
3: Tegyél a vízbe mosószert.
4: Áztasd be a felmosófejet stb.

Így meglesz az időrendi sorrend a kalapleírásban, amivel egyszerűsíted a munkatárs feladatát, és nem fogja összevissza végezni a dolgait. Nem fog először elmenni a postára és feladni a levelet, és csak utána megírni a levelet, miután már fel lett adva. Nyilván ez a vicc helye.

Ebben a lépésben meg kell nézni, hogy ezeket hogyan tudja gyakorolni a munkatárs. Ha csak ráengeded egy feladatra egyből élesben – gyakorlás nélkül –, lehet nem fog neki sikerülni, így le lesz hengerelve. Fontos, hogy a betanítás fokozatos legyen. Gyakorlás, gyakorlás, gyakorlás, aztán kicsit éles. Fontos, hogy TUDJA, mit kell csinálnia és legyen elegendő „tapasztalata”, gyakorlata benne, de még ezután is legyen lehetősége hibázni. Találj olyan gyakorlatokat, melyeket el tud végezni.

HOGYAN NÉZ KI EGY KALAPLEÍRÁS?

Őszintén? Ahogy Te akarod. Mi néhány dolgot szoktunk ajánlani, amivel lehet egyszerűsíteni.

Fejlécre rakd rá a logódat!
Alá:
Kalapleírás neve
Kinek készül ez a kalap? (Pl.: ügyvezetőknek és vezetőknek, stb.)
Mindenféle definíció, ami kell hozzá
A kalap célja
A kalap értékes végterméke
A kalap statisztikája
Kalap ideális képe, feladatai, a lényege
Gyakorlatok, melyeket el lehet végezni a betanulás során
Georgia betűtípus.
Első szöveg középen fent a kalapleírás neve: Takarító kalapleírása.
14-es betűméretet szoktunk ajánlani, feketén.
Mindenféle kiegészítő kép, ami segít a megértésben.
Láblécbe pedig: copyright szöveg, hogy ez a kalapleírás a Te céged tulajdonát képezi.

KIEGÉSZÍTŐ ESZKÖZÖK

TOVÁBBÍTÓ LAP
Ha egy folyamatba segít be egy munkatárs, a továbbító lapokkal tudjuk kontrollálni a termelését. Először is le kell írni, hogy mi a folyamat. Majd nyilván azt minden munkatársnak oda kell adni, aki ebben a folyamatban benne van. Az elejétől indul a továbbító lap, majd mindig adódik tovább emberről-emberre, akinél jár a folyamat. Ezt a továbbító lapot lehet belerakni a kalapleírásba!

ELLENŐRZŐ LISTÁK

Van lehetőséged ellenőrző listákat belerakni a kalapleírásba. Ezt szokták csekklistának is hívni. Ez egy pontosan összeszedett lista, melyet termelés előtt, közben vagy után kell követni és végigmenni rajta. Ha például egy termelésvezető munkatárs elindul a helyszínre, de nem viszi magával az eszközeit, az rengeteg időt vesz el a munkaidejéből, ellenben, ha van egy ellenőrző lista, ami alapján elindul az irodából, nem fog ilyen történni.

IRÁNYELVEK

Alapvetően a cég működési szabályai vannak ebben leírva. Egy kalapnak lehetnek mindenféle irányelvei.

Például: ha valaki egy recepciós kalapot kap, abba beletartozhat egy irányelv a köszönéssel kapcsolatban.

EGY SZERVEZET GYENGÜLÉSE KÖZVETLENÜL VISSZAVEZETHETŐ A KALAPLEÍRÁSOK HIÁNYÁRA ÉS A KALAPRA VALÓ KÉPZÉS HIÁNYÁRA!

Dienes Martin - DMA.hu